"R.S.V.P. é
a abreviação de Répondez S'il Vous Plaît, uma expressão francesa,
que traduzida para o português significa "Responda, por favor".
Abreviação muito utilizada em convites de grandes eventos para a confirmação da
presença dos convidados para um melhor planejamento. "
O número de pessoas presentes em
um evento é a base fundamental para uma série de cálculos necessários em todas
as etapas de organização. A definição desta quantidade é importante, também,
para que o trabalho dos fornecedores contratados possa estar alinhado de acordo
com um cenário real, o mais próximo possível do que realmente vai acontecer no
grande dia.
Chamamos de RSVP receptivo o
atendimento diferenciado aos convidados, que, ao receberem o convite,
encontrarão algum contato (número de telefone e/ou ou e-mail) para que, por
meio deles, possam confirmar a sua presença.
Já no caso do RSVP ativo, é feito
contato com cada um dos convidados para confirmar o recebimento do convite,
transmitir informações complementares e confirmar a presença.
Mais do que um simples contato, o
RSVP funciona como uma ponte entre a equipe que está promovendo o evento
e seu convidado. Por isso, deve ser eficiente e mostrar organização, preparo e
agilidade. Aproveite para reforçar canais, como redes sociais, e dar dicas sobre
a localização, além de detalhes relacionados à logística da participação, como
estacionamento, entre outros.
A confirmação de presença, não é algo simples,
requer conhecimento e paciência. Eu costumo chamar para uma conversar mais
séria sobre esse detalhe com os casais, pelo menos 7 meses antes do evento,
pois nesse período o casal/Debutante, tem que iniciar as buscar por gráficas
para confeccionar seus convites, e nesse processo, eu ajudo, dando dicas e
orientações.
Eu sempre instruo que o convidado deve confirmar
sua presença, assim que recebe o convite.... claro se ele já tem essa certeza,
é que 30 dias antes, iniciaremos as confirmações, passivas(email e sms) e
ativas(ligações), sendo que parentes próximos, pais e padrinhos, não precisam
confirmar...aqueles que não conseguimos resposta, serão considerados como
confirmados, e muito provavelmente, prejudicarão o casal na contagem final; por
esse motivo, ser fiel nas informações é importantíssimo!
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Porque eu devo contratar uma assessoria?
Contratar uma assessoria de casamento/debutante
hoje em dia, não é mais um serviço que possa ser dispensado, a cada dia as
festas tomam dimensões cada vez mais sofisticadas do ponto de vista da sua
logística de produção e organização, sendo assim, requer a consultoria de
profissionais qualificados para atender esse desafio.
Antigamente festas eram preparadas pelos pais e
parentes, tudo resolvido na última hora.
Hoje em dia, existe a possibilidade de contratar
uma assessoria, quando lançou essa ¨moda¨, todos achavam um luxo a mais, hoje
se tornou uma necessidade e alivio.
Organizar um casamento ou qualquer evento não é
fácil sem planejar tudo antes, a assessora é responsável para fazer com que seu
evento seja perfeito e especial, para o casal/debutante, familiares e
convidados.
A assessora consegue garantir a qualidade dos
serviços, as melhores vantagens em negociação, etc.. O custo da contratação
acaba sendo absorvido pela economia de tempo, nas negociações, e por não dizer,
até mesmo na indicação de profissionais conceituados e de extrema confiança.
Além da falta de experiência:
- Quem vai checar se o decorador estará no salão
montando os arranjos do jeito que voce escolheu?
- Quem vai checar se seus convidados estão sendo
bem tratados, se a bebida está gelada?
- Quem vai lembrar de tirar seu véu antes de entrar
na festa e passar o batom para sair mais bonita na foto?
- Quem vai entregar aquele lencinho para voce
enxugar as lágrimas?
- Quem vai contar as garrafas consumidas no final
da festa e conferir a planilha de entrega.
- Ou seja, quem será os seus olhos nesse dia
mágico.
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